เปิดบริษัททัวร์ต้องเริ่มจากอะไร? รวมคู่มือสำหรับคนที่อยากเริ่มธุรกิจทัวร์

การเปิดบริษัททัวร์ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการรู้จักสถานที่ท่องเที่ยวให้มากที่สุด หรือมีประสบการณ์เป็นไกด์มาก่อนหลายปี สิ่งที่ควรเริ่มก่อนคือการเข้าใจว่า ธุรกิจทัวร์ขายอะไรให้ใคร และเราจะรับผิดชอบการเดินทางของลูกค้าในส่วนไหนบ้าง

เพราะธุรกิจนี้ไม่ได้มีแค่เรื่องสถานที่สวย โรงแรมดี หรือรถรับส่งตรงเวลา แต่ยังมีเรื่องต้นทุน การตั้งราคา คู่ค้า เอกสาร กฎหมาย การดูแลลูกค้า และการจัดการเมื่อแผนการเดินทางไม่เป็นไปตามที่คิด สำหรับคนที่กำลังคิดจะ เปิดบริษัททัวร์ ลองเริ่มจาก checklist ต่อไปนี้ก่อนลงทุนจริง

1. เริ่มจากกำหนดก่อนว่าเราจะขายทัวร์ให้ใคร

ขายทัวร์ก็เหมือนเริ่มทำธุรกิจ หรือถ้าใครที่เรียนเกี่ยวกับบริหารมาแล้วก็จะเข้าใจว่าทุกธุรกิจเริ่มต้นที่ลูกค้า เพราะฉะนั้นการทำทัวร์ให้เริ่มจาก “ลูกค้าของเราคือใคร และเขามีเหตุผลอะไรที่จะซื้อทัวร์จากเรา?”

กลุ่มลูกค้าที่แตกต่างกันจะทำให้รูปแบบทัวร์ ต้นทุน การขาย และการบริการแตกต่างกันไปมาก

ตัวอย่างเช่น

• ทัวร์สำหรับครอบครัว
• ทัวร์ผู้สูงอายุ
• ทัวร์นักเรียนและสถาบันการศึกษา
• ทัวร์บริษัทและองค์กร
• ทัวร์ต่างประเทศ
• ทัวร์สำหรับชาวต่างชาติเที่ยวไทย
• ทัวร์สายมู อาหาร กอล์ฟ หรือกิจกรรมเฉพาะทาง
• Private Tour สำหรับกลุ่มเล็ก
• กรุ๊ปทัวร์ราคาประหยัด

ช่วงเริ่มต้นไม่ควรต้องทำทุกอย่าง หรือเลือกที่จะขายทุกคน เพราะจะใช้เวลาและทรัพยากรเยอะมาก การเลือกตลาดเล็ก ๆ ที่เราเข้าใจลูกค้าดี มักจะจัดการได้ง่ายกว่า และประหยัดกว่ามาก

2. ศึกษาคู่แข่งก่อนออกแบบสินค้า

หลังจากที่หากลุ่มลูกค้าได้แล้ว ให้ลองหาบริษัทที่ขายทัวร์ให้ลูกค้ากลุ่มเดียวกับเราอย่างน้อย 3-5 ราย แล้วศึกษาว่า

• เขาขายโปรแกรมอะไร
• ราคาอยู่ในช่วงไหน
• โปรแกรมกี่วัน
• รวมและไม่รวมค่าอะไรบ้าง
• เดินทางด้วยวิธีไหน
• ใช้โรงแรมระดับใด
• ขนาดกรุ๊ปประมาณเท่าไร
• จุดเด่นที่ใช้ในการขายคืออะไร
• ลูกค้าถามอะไรบ่อยใน Facebook, LINE หรือรีวิว
• มีข้อร้องเรียนเรื่องอะไร

เป้าหมายไม่ใช่การลอกโปรแกรมของคนอื่น แต่เพื่อให้รู้ว่า มาตรฐานของตลาดอยู่ตรงไหน ถ้าเราไม่รู้ว่าคู่แข่งขายอะไรในราคาเท่าไร การตั้งราคาของตัวเองก็แทบจะเป็นการเดา ซึ่งนั่นอาจจะทำให้ขาดทุนและเกิดความท้อแท้หลังจากเริ่มบริษัทได้ไม่นาน 😣

3. ทำทัวร์ ไม่ใช่แค่รู้ “ที่เที่ยว ที่พัก และการเดินทาง”

คนเริ่มทำทัวร์มักให้เวลาเยอะกับการหาสถานที่ท่องเที่ยว แต่ในทางธุรกิจ สิ่งที่ทำให้กำไรหรือขาดทุนมักอยู่หลังบ้านทั้งนั้นเลยครับ ทั้งการคิดวิเคราะห์ต้นทุน จัดการไฟล์โปรแกรมทัวร์ การจ้างคน ซึ่งอย่างน้อยๆ เราควรศึกษาเรื่องเหล่านี้ หรือใช้โปรแกรมที่สะดวกในการจัดการกับ workflow หลังบ้าน อย่างที่ Kavan เราทำอยู่

ต้นทุนของทัวร์เป็นอะไรได้บ้าง?

• ค่ารถ
• ค่าที่พัก
• ค่าอาหาร
• ค่าเข้าชม
• ค่าไกด์
• ค่าประกัน
• ค่าทิป
• ค่าใช้จ่ายพนักงาน
• ค่าใช้จ่ายสำหรับหัวหน้าทัวร์
• ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน
• ค่าโฆษณาและค่าคอมมิชชัน
• ค่าใช้จ่ายสำรอง

จากนั้นจึงคำนวณออกมาเป็นต้นทุนต่อคน และดูว่าต้องมีลูกค้ากี่คนจึงจะคุ้มทุน อย่าใช้วิธีรวมต้นทุนคร่าว ๆ แล้วบวกกำไร 20% เพราะต้นทุนบางรายการเป็น ต้นทุนต่อกรุ๊ป ขณะที่บางรายการเป็น ต้นทุนต่อคน เมื่อก่อนหลายบริษัทก็จะทำกันผ่าน Excel ซึ่งตอนนี้มันไม่ได้สะดวกเหมือนแพลตฟอร์มออนไลน์แล้ว

การตั้งราคา

ราคาขายไม่ควรคิดจากต้นทุนเพียงอย่างเดียว

ต้องพิจารณาด้วยว่า

• คู่แข่งขายราคาเท่าไร
• ลูกค้ากลุ่มนี้ยอมจ่ายประมาณไหน
• จำนวนลูกค้าขั้นต่ำคือเท่าไร
• หากจำนวนลูกค้าน้อยลงยังมีกำไรหรือไม่
• ต้องจ่าย commission ให้ตัวแทนหรือไม่
• มีโปรโมชั่นหรือส่วนลดสำหรับเด็กหรือไม่
• หากอัตราแลกเปลี่ยนเปลี่ยนจะกระทบเท่าไร

ควรลองคำนวณหลายสถานการณ์ เช่น

• 10 คน
• 15 คน
• 20 คน
• 30 คน

เพื่อรู้ว่าแต่ละจำนวนมีต้นทุนและกำไรต่างกันอย่างไร อย่างที่ Kavan เราทำให้เสร็จสรรพเลย หากลงต้นทุนของทริปนั้นเรียบร้อยแล้ว ระบบจะนำต้นทุนต่อคนไปแสดงตอนตั้งราคาให้อัตโนมัติ ทำให้เราเห็นกำไรขาดทุนได้ทันที ไม่ต้องเปิดเครื่องคิดเลขให้เสียเวลา

คู่ค้าและ Supplier

บริษัททัวร์แทบไม่มีทางทำทุกอย่างเอง เราเลยต้องสร้างเครือข่ายอย่าง

• โรงแรม
• รถตู้และรถบัส
• ร้านอาหาร
• ไกด์
• บริษัทประกัน
• Attraction
• Local Operator
• บริษัททัวร์ในต่างประเทศ
• สายการบินหรือ Agent จำหน่ายตั๋ว

อย่าดูเฉพาะราคาถูกที่สุด สิ่งที่ต้องดูควบคู่กันคือความน่าเชื่อถือ การตรงเวลา เงื่อนไขการยกเลิก การชำระเงิน และความสามารถในการช่วยแก้ปัญหาเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินด้วยนะครับ เพราะถ้าเกิดส่วนไหนมีปัญหา จะทำให้ workflow การทำงานของเราผิดเพี้ยนไปจากที่วางแผนไว้ 🤔

4. ไม่มีประสบการณ์ด้านทัวร์ เปิดบริษัทได้ไหม?

ได้ แต่ไม่ควรเรียนรู้ทุกอย่างด้วยเงินจริงของลูกค้า คนที่ไม่มีประสบการณ์สามารถเริ่มธุรกิจได้ หากยอมใช้เวลาทำความเข้าใจสิ่งที่เกี่ยวข้องกับ operation หรือการจัดการหลังบ้านของเราให้เรียบร้อยก่อน

วิธีลดความเสี่ยงคือ

• ไปทัวร์กับบริษัทอื่นในฐานะลูกค้าบ้าง
• พูดคุยกับไกด์และ Tour Operator ที่ทำงานจริง
• ทดลองเขียนโปรแกรมทัวร์หลายรูปแบบ
• ทดลองคำนวณต้นทุนจากโปรแกรมจริง
• ทำความเข้าใจเงื่อนไขโรงแรม รถ และ Supplier
• เรียนรู้กระบวนการรับจองและการเก็บเงิน
• ทำ Checklist ก่อนออกทัวร์
• เตรียมแผนสำรองเมื่อรถเสีย เที่ยวบินเปลี่ยน หรือสถานที่ปิด

สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคนไม่มีประสบการณ์คือ อย่าเริ่มด้วยกรุ๊ปที่ซับซ้อนเกินความสามารถ ทัวร์หนึ่งกรุ๊ปอาจมีลูกค้า โรงแรม รถ ร้านอาหาร ไกด์ และสถานที่หลายแห่งที่ต้องทำงานสัมพันธ์กัน ความผิดพลาดเล็ก ๆ ใน Excel หรือการจองผิดหนึ่งคืนสามารถกลายเป็นค่าใช้จ่ายจริงได้ทันที เพราะฉะนั้นการเผื่อไว้ในทริปแรกๆ อาจจะช่วยกันสิ่งไม่ดีที่จะตามมาได้ แม้จะทำให้กำไรเราบางลงก็ตาม

5. ควรจัดทัวร์เอง หรือเริ่มจากเป็น Agent ขายทัวร์คนอื่น?

สำหรับคนที่ยังไม่มีประสบการณ์ มีสองเส้นทางหลัก

เริ่มจากเป็น Agent

คือการนำโปรแกรมของผู้ประกอบการรายอื่นมาช่วยขาย แล้วรับค่าคอมมิชชันหรือส่วนต่างตามข้อตกลง

ข้อดีคือ

• ใช้เงินลงทุนเริ่มต้นน้อย
• ไม่ต้องออกแบบ Operation ทั้งหมดเอง
• เรียนรู้ว่าลูกค้าถามและกังวลเรื่องอะไร
• เรียนรู้ขั้นตอนการขายทัวร์จริง
• เห็นว่าสินค้าประเภทไหนขายง่ายหรือขายยาก

ข้อจำกัดคือ

• กำไรต่อ Booking มักต่ำกว่า
• ควบคุมสินค้าได้น้อย
• แตกต่างจากคู่แข่งได้ยาก
• ต้องพึ่งพา Operator เจ้าของโปรแกรม

พูดง่ายๆ คือเราจะดีไซน์ออกแบบโปรแกรมทัวร์ที่เราอยากให้เป็นตั้งแต่ Day 1 นั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้ เพราะส่วนใหญ่ wholesaler เขาก็สร้างโปรแกรมมาแล้วทั้งนั้น นอกเสียจากว่าเราจะข้ามไปทางเลือกที่สอง

ทำโปรแกรมทัวร์ของตัวเอง

เหมาะกับคนที่เริ่มเข้าใจตลาดและมี Supplier ที่ไว้ใจได้แล้ว

ข้อดีคือ

• ออกแบบสินค้าได้เอง
• กำหนด Positioning ได้ชัด
• สร้างจุดแตกต่างได้
• ควบคุมประสบการณ์ลูกค้าได้มากกว่า
• มีโอกาสทำ Margin ได้สูงกว่า

แต่แลกมากับความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น ตั้งแต่การจอง Supplier ไปจนถึงการแก้ปัญหาหน้างาน สำหรับผู้เริ่มต้น วิธีหนึ่งที่ปลอดภัยกว่าคือ เริ่มจากขายสินค้าของคนอื่นเพื่อเรียนรู้ตลาด แล้วค่อยทดลองสร้างโปรแกรมของตัวเองทีละเส้นทาง ไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างสองแบบอย่างเด็ดขาดตั้งแต่วันแรก หรือลองทำโปรแกรมทัวร์เองเล่นๆ ก่อน เพื่อฝึกฝีมือการจัดโปรแกรมก็เป็นทางเลือกที่พัฒนาตัวเองได้ดีครับ ✨

6. ก่อนขายทัวร์แรก ควรเตรียมระบบหลังบ้านให้เรียบร้อย

เมื่อมีโปรแกรมแล้ว อย่าเพิ่งรีบซื้อโฆษณา เตรียม workflow ให้ครบก่อน เผื่อไปเลยว่าถ้ามีลูกค้าทักเข้ามาแล้ว จะเกิดอะไรขึ้น แล้วเราจะต้องทำอะไร สิ่งนี้อาจจะคล้ายกับสิ่งที่เราเรียกกันว่า Service Blueprint ของการทำธุรกิจครับ

ตัวอย่าง Checklist

• โปรแกรมทัวร์ฉบับล่าสุด
• ตารางต้นทุน
• ราคาขายและเงื่อนไข
• จำนวนลูกค้าขั้นต่ำ
• รายชื่อและข้อมูล Supplier
• ตารางการชำระเงิน Supplier
• แบบฟอร์ม Booking
• ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า
• ใบเสนอราคา
• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ
• เงื่อนไขการยกเลิก
• ขั้นตอน Refund
• Emergency Contact
• Checklist ก่อนออกเดินทาง
• ช่องทางติดต่อระหว่างทริป

บริษัทเล็กไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์หรือระบบราคาแพงตั้งแต่แรก แต่ต้องมีระบบที่ทำให้รู้ว่า ใครต้องทำอะไร เมื่อไร และข้อมูลล่าสุดอยู่ที่ไหน เหมือนที่ Kavan พยายามทำมาตลอด คือเราต้องการช่วยคนที่มีแรงซื้อต่ำ เพื่อให้เกิดความหลากหลายของทริปที่มีขายในตลาด เมื่อคนเข้าถึงเครื่องมือมากขึ้น ความคิดสร้างสรรก็จะมีเพิ่มขึ้นตามไปด้วย 👍

7. ทำโปรแกรมทัวร์ให้ลูกค้าอ่านแล้วเข้าใจทันที

โปรแกรมที่ดีไม่ใช่โปรแกรมที่มีข้อความเยอะที่สุด แต่ควรตอบคำถามพื้นฐานของลูกค้าได้ หรือเป็นโปรแกรมทัวร์ที่ลูกค้าเห็นแล้วเข้าใจ เป็นโปรแกรมที่ดูมืออาชีพและขายด้วยตัวเองได้ เช่น

• ไปที่ไหน
• วันไหน
• ใช้เวลาเท่าไร
• พักที่ไหน
• เดินทางอย่างไร
• รับประทานอาหารอะไร
• รวมค่าอะไรแล้วบ้าง
• มีค่าใช้จ่ายอะไรเพิ่มเติม
• ต้องเตรียมตัวอะไร

พยายามใช้โครงสร้างที่สม่ำเสมอทุกวัน เช่น

เช้า → สาย → กลางวัน → บ่าย → เย็น → ที่พัก

เมื่อมีการแก้โปรแกรม ก็ควรมีไฟล์หรือระบบกลางเพียงชุดเดียว เพื่อลดปัญหาพนักงานและลูกค้าใช้โปรแกรมคนละ Version ซึ่งเมื่อก่อนถ้าใครใช้โปรแกรม Word ก็อาจจะต้องปวดหัวหน่อย เพราะต้องไปหาดูอีกว่าไฟล์อยู่เครื่องใคร ใครแก้ไขล่าสุดไปวันไหน เดี๋ยวนี้สิ่งที่เหมาะกว่าคือการเปลี่ยนมาใช้ระบบที่ทำงานผ่านคลาวด์แทน

สรุป: เปิดบริษัททัวร์ เริ่มจากตลาดและระบบ ไม่ใช่เริ่มจากสถานที่เที่ยว

ถ้าต้องสรุปขั้นตอนทั้งหมดให้สั้นที่สุด ลำดับที่ควรทำคือ

1. เลือกกลุ่มลูกค้า ที่ต้องการขาย
2. ศึกษาคู่แข่งและตลาด
3. ออกแบบสินค้า ที่แก้โจทย์ของลูกค้ากลุ่มนั้น
4. เรียนรู้การคิดต้นทุนและตั้งราคา
5. เตรียมระบบการขายและ Operation
6. ทดลองขายในวงเล็ก
7. เก็บ Feedback และปรับสินค้า
8. ค่อยเพิ่มโปรแกรมและช่องทางการตลาด

ไม่จำเป็นต้องรอจนรู้ทุกอย่างจึงเริ่มได้ แต่ควรรู้ให้เพียงพอที่จะไม่เอาความเสี่ยงของเราไปให้ลูกค้าเป็นคนรับแทน เพราะถ้าลูกค้าไม่ชอบเราในวันแรกที่ทำทัวร์ โอกาสที่จะให้ลูกค้าเปิดใจย้อนกลับมานั้นยากมากครับ ✅

กำลังเริ่มออกแบบโปรแกรมทัวร์?

ลองใช้งานระบบ Kavan ที่ช่วยจัดโปรแกรมทัวร์แบบ All-in-one ดูได้เลย ครอบคลุมทั้งการทำโปรแกรมทัวร์ AI ช่วยจัดโปรแกรม หาที่เที่ยว คำนวณต้นทุน และสร้าง PDF สำหรับส่งให้ลูกค้าแบบมืออาชีพ

เริ่มต้นสร้างโปรแกรมทัวร์ คลิกที่นี่